Aspectos mais relevantes a serem avaliados na aquisição de um sistema de registro de ponto eletrônico

A postergação de implantação de um sistema eletrônico pode ocorrer por entender que o investimento seria elevado e ou por entender que o relacionamento de amizade e confiança existente entre o empregador e o empregado, principalmente em pequenos comércios, será suficiente para evitar futuro questionamento quanto ao correto pagamento de horas extras trabalhadas.

Porém, quando a relação empregatícia se extingue por algum motivo, essa relação de amizade e confiança também pode se acabar, e neste momento o ex-empregado pode ingressar reclamação trabalhista com pedido de horas extras em número superior ao que efetivamente realizou e requerer o pagamento de diferenças.

Assim, com a primeira ação trabalhista ou pagamento de horas extras indevidas, a aquisição do sistema eletrônico de registro de ponto, que antes não tinha tanta importância se torna uma prioridade.

Diante da necessidade de última hora de se adequar e manter um controle eficaz, o motivador de compra do empresário acaba sendo o preço, sem avaliações prévias ou melhor entendimento das soluções disponíveis no mercado.

Por esse motivo, algumas aquisições tendem a ser equivocadas, ou seja, a decisão não leva em conta tudo que envolve uma gestão de ponto efetiva, sendo assim opta-se por um produto ou fornecedor que não atende efetivamente as necessidades e expectativas da empresa, com isso o investimento que deveria otimizar o processo de controle e reduzir custos, passa a ser frustrante, gerando até mesmo alguns custos adicionais.

Assim, as empresas devem manter cautela no momento da aquisição de um sistema de registro de ponto, devendo dar atenção àquelas empresas que tem tradição no mercado e submete seus equipamentos à homologação do MTE e INMETRO.

Sugerimos algumas cautelas para uma compra eficaz e segura e que atende às normas legais, principalmente as Portarias 1510/2009, 373/2011 do MTE, e ainda o tempo que o fornecedor atua no mercado e sua localidade, seus principais clientes, informações técnicas existentes do site do fornecedor, informações técnicas do software e sua integração com software de folha de ponto, rede de assistência técnica, treinamento de funcionário que vai operar o sistema, garantia, etc.

Também deve se evitar qualquer sistema que não seja homologado pelo Ministério do Trabalho e que não possuam a segurança de inviolabilidade dos dados registrados na memória do equipamento.

É recomendável que as empresas, desde o início de suas atividades, façam o controle seguro e fidedigno da jornada de trabalho de seus empregados, evitando assim passar por dissabores em ser questionada sobre a correção dos pagamentos das horas extras e ainda não tem documentos legais para contestar eventual pedido indevido de horas não trabalhadas.

A Jurisprudência do TST tem entendimento de presunção da veracidade da jornada de trabalho alegada pelo empregado, quando não há um registro de controle de jornada pela empresa, conforme pode ser verificado na decisão proferida pelo tribunal do site do TST, no link a seguir: http://aplicacao4.tst.jus.br/consultaProcessual/resumoForm.do?consulta=1&numeroInt=4073&anoInt=2016

Atualmente, com as regulamentações claras do Ministério do Trabalho e Emprego os sistemas de registro de ponto se tornaram seguros sendo portanto inquestionáveis os registros de ponto realizado nesses sistemas que atendem aos requisitos legais, ficando as empresas que utilizam esse sistema, isentas de riscos de infrações trabalhistas e condenações injustas na justiça do trabalho por horas extras não realizadas.

A empresa Henry Equipamentos Eletrônicos Ltda., é fabricante de Registrador Eletrônico de Ponto e desenvolvedora de software de tratamento de ponto em conformidade com nas portarias 1510/09 e 373/2011, possui consultores e revendedores credenciados em todos os estados da federação, que podem prestar consultoria e indicar o sistema mais adequado a ser implantado nas empresas de qualquer porte, seja com 01 (um) empregado ou 10.000 (dez mil) empregados.